Samenwerken tussen verschillende organisaties is cruciaal voor het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Een essentieel onderdeel van deze samenwerking is het vrijgeven van data. Maar dit brengt uitdagingen en verantwoordelijkheden met zich mee. Het Grenzeloos Datalandschap (GDL) kan hierbij een ondersteunende en faciliterende rol spelen, door kennis en ervaring te delen en partijen te helpen bij het beheren van deze processen. 

Het Belang van Data voor Samenwerking 

Zonder data is het onmogelijk om de voortgang van een strategie te meten en maatschappelijke vraagstukken effectief aan te pakken. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het maakt het delen van data ook spannend. Het meten van voortgang kan namelijk ook beperkingen en fouten aan het licht brengen. Daarom is het belangrijk dat meetbaarheid niet wordt gebruikt om fouten aan te wijzen, maar juist om de organisatie te laten leren en groeien. Dit is een uitdaging omdat de samenwerkende partijen vaak organisatie-overstijgend zijn. Dit onderstreept het belang van co-creatie en het vooraf duidelijk maken wat de samenwerking betekent voor alle deelnemende partijen. 

Data-Eigenaarschap en Gebruiksdoelen

Een belangrijk aspect bij het delen van data is het vaststellen van wie de data is (in juridische termen: houder) en waarvoor deze data gebruikt zal worden. Het is van groot belang om vooraf duidelijk te bepalen: 

Door deze zaken vooraf goed vast te leggen, kan de weerstand tegen het delen van data worden verminderd. Dit verkleint de kans op verkeerd gebruik van de data en vermindert de risico’s voor de datahouder. 

Juridische en Organisatorische Uitdagingen 

Het toewijzen van een datahouder binnen een organisatie kan complex zijn. Deze persoon moet rekening houden met verschillende aspecten, zoals juridische gevolgen, het doel van het gebruik, en de mogelijke gevolgen voor aanbestedingen (zoals voorkennis). De datahouder fungeert als primair aanspreekpunt als er iets misgaat. 

Om effectief te zijn, moet de datahouder op een zodanig organisatorisch niveau gepositioneerd zijn dat alle onderliggende partijen accepteren dat hij of zij deze rol vervult. Voordat data daadwerkelijk gedeeld wordt, moeten er zekerheden worden georganiseerd om de risico’s voor de datahouder in kaart te brengen. 

Een voorbeeld hiervan is het “Data Usage Board” (DUB) proces binnen de gemeente Rotterdam, waarbij aspecten zoals beveiliging, privacy, integriteit, en inclusiviteit worden beoordeeld door experts. Hun oordeel speelt een cruciale rol bij de beslissing om data vrij te geven. 

Afspraken over Tijdigheid, Beschikbaarheid en Kwaliteit van Data 

Het maken van duidelijke afspraken over tijdigheid, beschikbaarheid en kwaliteit van data is essentieel voor een succesvolle samenwerking. Deze afspraken moeten vastgelegd worden in Service Level Agreements (SLA’s) en Gegevens Leverings Overeenkomst (GLO’s). Deze documenten beschrijven de verantwoordelijkheden van de deelnemende partijen en leggen vast hoe risico’s zoveel mogelijk kunnen worden beperkt. 

Aanvullende documenten moeten worden opgesteld om risico’s verder te minimaliseren. Deze documenten moeten zaken bevatten zoals het doel van het gebruik van de data, verantwoordelijkheden, en aansprakelijkheden. 

Juridische Verantwoordelijkheid en Aansprakelijkheid 

Het waarborgen van juridische verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid bij datadeling vereist gedegen juridische documenten. Deze documenten leggen vast wie verantwoordelijk is voor de data, hoe deze gebruikt mag worden, en wat de consequenties zijn van onzorgvuldig handelen. Dit helpt bij het minimaliseren van risico’s en zorgt ervoor dat alle partijen weten wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn. 

Potentiële Gevolgen van Onzorgvuldige Datadeling

Onzorgvuldige datadeling kan verregaande gevolgen hebben. Om deze risico’s te minimaliseren, is het belangrijk om vooraf risico’s in kaart te brengen en traceerbare besluiten te nemen. Tijdens het delen van data moeten er afspraken worden gemaakt over het traceren van data en het loggen van gebruik. 

Hoewel het onmogelijk is om alle risico’s volledig te elimineren, kunnen organisaties maatregelen nemen om deze zoveel mogelijk te beperken. Het is bijvoorbeeld belangrijk om duidelijk te communiceren dat het niet wenselijk is om data via privékanalen, zoals WhatsApp, informatie te delen.  

De Rol van het GDL bij Data Deling 

Het Grenzeloos Datalandschap ondersteunt partijen bij het beheren van complexe data delingsprocessen. Dit doet het GDL door ervaring en kennis die is opgedaan in eerdere samenwerkingen te delen. Deze kennis is vastgelegd in documenten zoals blauwdrukken voor samenwerking en templates die zijn ontwikkeld tijdens processen zoals het Data Usage Board (DUB)-proces in Rotterdam. In dit proces worden alle relevante aspecten van de voorgenomen data deling, Security, Privacy, Informatie beheer, Datamanagement, Ethiek & Algoritmen het zo genaamde SPIDE-R proces waarbij de R voor Rotterdam staat gehanteerd.  

Daarnaast heeft het GDL een faciliterende rol waarbinnen zij ervoor zorgen dat partijen hun kennis bundelen en processen van samenwerking kunnen versnellen. Dit bevordert de interoperabiliteit van kennis en helpt partijen om effectiever samen te werken. 

Meer weten over de pijlers van het GDL? Lees dan het artikel over de drie pijlers van het GDL of het artikel over pijler 1: ‘Samenwerking Opzetten: ‘de basis voor het Oplossen van Maatschappelijke Vraagstukken’

Door: Ghislaine van der Veen, Communicatieadviseur, Grenzeloos Datalandschap en Andries Osseman, Expert Datadeling en Integratie, Grenzeloos Datalandschap.